代表取締役等住所非表示措置の申出手続きの添付書類について

令和６年１０月１日施行の代表取締役等の住所の非表示措置申出の手続について（その３）です。補正もなく無事登記完了したので、実際に法務局へ提出した「添付書類」について、ひな型をまじえてお話したいと思います。

今回の依頼者（株式会社）は
ポイント①　上場会社ではない
ポイント②　当事務所と取引したことのない法人
ポイント③　単独株主の単独(代表)取締役
です。

【添付書面１】　株式会社が受取人として記載された書面がその本店の所在場所に宛てて配達証明郵便により送付されたことを証する書面等

ⅰ）株式会社が受取人として記載された配達証明書（株式会社の商号及び本店所在場所が記載された郵便物受領証についても併せて添付する）
又は
ⅱ）登記の申請を受任した資格者代理人において株式会社の本店所在場所における実在性を確認した書面（登記の申請の代理を業として行うことができる代理人に限られる）

当職はⅱ）の資格者の確認書面の方法にしました。書面「等」の部分ですね。
法務省がひな型としてＷＥＢに挙げている書式によると、確認をする方法は、□現認　又は　□郵送となっています。
今回は現認はせず、郵送で本店実在性の確認をしました。
しかしながら、今まで取引もなく、郵送にて会社の実在性の確認をする以上は、ⅰ）配達証明郵便による方式と同等の厳格な方法によって行うべきと思ったので、『本店実在性の具体的確認方法』については、下記のひな型記載のとおり記入し、配達証明郵便＋郵便物受領証（※配達先記載）を資料として添付しました。印鑑は職印を押印し、職印証明書を添付しました。

結論として配達証明郵便による実在性確認をした場合には、そもそも配達証明郵便＋郵便物受領証（※配達先記載）の添付だけで済むので、「資格者代理人による本店の実在性を確認したことを証する書面」を添付する意味は殆どありませんでした。
例えば依頼会社と継続的な取引があり、現在の本店実在性を確認をするためだけに、より簡易な郵送による方法で確認をした場合や、現認による確認を行わない限りは当該書面を作成する必要はないのかな、と思いました。

【添付書面２】代表取締役等の氏名及び住所が記載されている市町村長等による証明書

今回は代表取締役の住所変更登記を兼ねていたので、住所移転日付を確認することを含めて住民票の提供をお願いし、法務局へ提出しました。

【添付書面３】株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面

具体的には『登記の申請を受任した資格者代理人が犯罪による収益の移転防止に関する法律の規定に基づき確認を行った実質的支配者の本人特定事項に関する記録の写し』となります。
この書面については適当なひな型が見つからず一番悩みました。一定期間内に『実質的支配者リスト（ＢＯリスト）の保管の申出』をしている場合は添付不要なので、ＢＯリストを事前に法務局に提出したうえで、住所非表示の申出を行った先生もいたようです。（BO=Beneficial Owner）
上記も一つの方法ですが、登記懈怠が生じてしまう可能性やそもそも手続きとしては迂遠なので『実質的支配者の本人特定事項に関する記録の写し』を文末の参考資料をもとに作成しました。
見本にしたのは法務局の『実質的支配者リストの写し』です。
これを当職が持つ一番近い書式だった「不動産の本人確認情報」に当てはめていく形で書面作成しました。

今回の依頼者は、代表者である個人が株式を１００％保有していたので、実質的支配者の該当事由は「会社の議決権の総数の５０％を超える議決権を直接又は間接に有する自然人である」です。
実質的支配者該当性の証明として『株主名簿』、実質的支配者の本人確認書面として『身分証（運転免許証）』を添付しました。
なお、印鑑は職印を押印しました。

【添付書面４】委任状について

委任状についても特にひな型が見つからなかったので、住所非表示措置の申出措置の手続きの委任を明確にするために、下記のような記載にしました。

以上、今回の依頼における添付書類を解説してみました。
経営者の個人情報守秘に対する意識が高まっており、「代表取締役等の住所の非表示措置申出の手続」のニーズはさらに広がるでしょう。

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2024年12月3日

守谷司法書士事務所

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◆資料一覧◆

①法務省ホームページ
⇒代表取締役等住所非表示措置で検索すると最初に出てきます。制度概要から、要件、必要書類、申請書の記入例、登記後の記載例、非表示措置を行う場合の注意点やリスクまで細かく掲載されています。

②商業登記規則等の一部を改正する省令（令和６年法務省令第２８号）
⇒改正された商業登記規則が掲載されています。

③商業登記規則等の一部を改正する省令の施行に伴う商業登記事務の取扱いについて（令和６年７月２６日付け法務省民商第１１６号法務省民事局長通達）
⇒実際に各法務局の現場で運用する際の細かい取り扱いが記載された通達です。記載例や書式、解説等が掲載されています。我々司法書士が最も頼りにしている書類です。

④犯罪による収益の移転防止に関する法律
⑤犯罪による収益の移転防止に関する法律施行令
⑥犯罪による収益の移転防止に関する法律施行規則
⇒司法書士が作成する「株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面」の根拠法令です。

⑦実質的支配者リスト制度の創設
⇒法務省のホームページです。「株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面」作成の際に参考にしました。

①～⑦は公的機関から手に入る資料です。

⑧『民事月報』Vol.79 No.9「商業登記規則等の一部を改正する省令の施行に伴い商業登記事務の取り扱いについて（通達）の解説」　
※書籍のためリンク無し
⇒法務省民事局商事課法規係長　大村健祐氏による通達の詳しい解説が掲載されています。

⑨商事法務研究会 「代表取締役等住所非表示措置の解説 」講義
⇒商事法務研究会開催の40分ほどのWEB講義です。
（※申込締切は令和6年12月02日 (月)まで）
法務省民事局付商事課担当・金﨑哲平氏によるレジュメ付き通達の解説です。（※非会員の方は受講料1,000円です。）

⑧、⑨については専門誌関連です。